Приведем правила написания писем на английском языке, поскольку он считается универсальным. Итак, при оформлении деловых писем за рубежом используется следующая схема :
• вступительное обращение (приветствие);
• текст письма;
• заключительная формула вежливости;
• подпись (состоит из имени, фамилии и должности автора письма);
• ссылка на приложения (если они есть).
Приветствия и заключительные формулы вежливости в письмах иностранным партнерам
Характер письма Вступительное обращение Заключительная формула вежливости
Письма должностным лицам Sir (господин)
Madam (госпожа) Yours respectfully / Respectfully Yours (с уважением)
Письма организациям Gentlemen (господа)
Ladies (дамы) Yours truly / Truly Yours (преданный вам, с почтением)
Письма хорошо известным автору лицам Dear Mr. Smith (Уважаемый мистер Смит)
Dear Miss Potter (Уважаемая госпожа Поттер) – к незамужней женщине
Dear Mrs Jenkins (уважаемая госпожа Дженкинс) – к замужней женщине
Dear Professor Lewis (уважаемый (ая) профессор Льюис) Sincerely Yours (искренне ваш)
Cordially yours / Yours cordially / Very cordially Yours (искренне ваш)
Особое внимание следует обратить на дату письма. Не рекомендуется писать ее цифровым способом, поскольку традиции написания дат в европейских странах и США различаются. Например, дату 05.12.2004 американец поймет как 12 мая, а европеец как 5 декабря. Приведем рекомендуемые способы оформления дат.


Пример
Европейский (британский) способ: 5 December 2004 или 5 December, 2004
Американский способ: December 5 2004 или December 5, 2004
Помните, что в зарубежной традиции дата письма указывается в верхней части справа (а не слева, как в России).

Оформляя вступительное обращение, помните, что после него ставится не восклицательный знак, как в России, а запятая (в европейской традиции) или двоеточие (в американской традиции).
Пример
Dear Miss Mitchell,
Dear Miss Mitchell:
Текст письма можно оформлять двумя способами либо выделять абзацами смысловые части, либо выравнивать весь текст по левому краю без абзацев.
Обратите внимание еще на одну немаловажную деталь. В конце письма после подписи ставятся инициалы того, кто писал и отправлял письмо. Например, АР/as, где большие буквы инициалы директора (Александр Филиппов), а маленькие ваши инициалы (скажем, Антонина Симакова). Нам это может показаться не столь важным, но для щепетильного американского бизнесмена это дань уважения - напомнить, кто непосредственно работал над составлением документа.
В заключение скажем о том, что письмо американскому и английскому партнеру лучше писать черной пастой и печатными буквами затейливая пропись с завитушками и правым наклоном там не в моде.

Праздничные деловые письма призваны создавать торжественное настроение. Однако, даже если ваше послание украшено снежинками и колокольчиками, не стоит забывать о том, что деловое письмо это официальная бумага, у которой есть обязательные реквизиты.

Альтернативой письму может стать поздравительная открытка.
Письмо-поздравление должно быть выдержано в официально-деловом стиле. Вместе с тем в нем должны звучать приветливость и теплота. Разрешается даже некоторая экспрессия («Примите наши самые искренние и сердечные поздравления!»).
Поздравление пишется либо от первого лица множественного числа («поздравляем», «желаем»), либо от первого лица единственного числа («поздравляю», «желаю»).
Помните, что в деловом письме используется официальное уважительное обращение. «Вы» с большой буквы пишется, если поздравление адресовано одному человеку, а «вы» с маленькой буквы - если адресат коллективный (персонал организации или группа лиц). В начале письма должно стоять вступительное обращение, приветствие.

При составлении текста поздравительного письма, особенно пожеланий, постарайтесь проявить фантазию. Приведем примеры необычных, оригинальных поздравлений.
Завершает письмо заключительная формула вежливости. Например, «с уважением» или «искренне Ваш».

Главный промах начинающих сочинителей — попытка родить стихи. Плохая или средненькая поэзия хуже, чем страшная банальщина, написанная без рифмы и ритма.
Есть типичные ошибки. Это попытки «скопипастить» образец по кусочкам — как правило, получается неудачно, ведь у любого произведения (даже у текста для открытки) есть свой стиль и смысловая линия. Также плохо писать что-то общее, без личностного обращения. Не стоит использовать примеры из Сети: sms с текстом «В этот праздничный день января пусть снежинка пушистого снега приласкает тебя за меня…» может навести на отнюдь не праздничные мысли. Еще один неправильный прием — использовать открытку для завуалированных претензий и включать в пожелание упрек: «Желаю тебе серьезнее относиться к учебе».
Итак, пишем поздравления прозой и самостоятельно.

Обращение должно быть личным.
А каким же еще, ведь это эксклюзивное послание. Но вариант «Дорогой/любимый Петя!» не единственно возможный. Уже в эту часть текста можно добавить эмоции, показать, какое место этот человек занимает в твоей жизни. Вот какие приемы можно использовать:
— домашние прозвища, которые нравятся адресату и вызывают у него позитивные эмоции (например, школьное прозвище бывшей одноклассницы, если оно напоминает ей о веселых годах);
— упомянуть о статусе человека, который ему приятен: «мамулечка-бабулечка», если мама гордится тем, что у нее появился внук; «суперфорвард», если бойфренд гордится своими успехами в любительском спорте и т. п.;
— намекнуть на способности человека, которыми он тебя впечатляет. Скажем, если все послание будет выдержано в игривом тоне.

Повод и пожелание.
Текст пожелания можно не начинать с фразы, которая сразу же отсылает к поводу, а написать о том, как тебе дорог человек, упомянуть о каком-то его важном достижении (особенно если это будет связано с последующим пожеланием). Собственно пожелание — это самое главное. Подумай, чего человек действительно хочет, ведь он тебе близок. Наибольший отклик в сердце оставляют именно те послания, которые напоминают, что человек тебя знает и хочет того же, чего хочешь ты сам. Это может быть и новая машина, и познание Вселенной… Главное — правильно сформулировать.

Говори красиво, не стесняйся.
Несмотря на то, что мы пишем прозой, у нас остается право использовать тропы, о которых мы говорили раньше. Они сделают твое послание более образным и запоминающимся.
Метафору можно использовать, например, когда слова о чем-то простом и приземленном выглядят недостаточно празднично. Гиперболу (преувеличение) можно использовать в шутливых пожеланиях о чем угодно.
Литоту (преуменьшение) употребляй, когда не хочешь, чтобы поздравление было слишком пафосным.
Сравнение хорошо для любых случаев, его можно ввести с помощью слов: как, словно,
подобно, будто и т. п.
Перифраз (иносказание).

Закругляемся и подписываемся
Чтобы перейти к финалу, можно использовать интимные фразы вроде «обнимаю тебя», а можно и сразу поставить подпись. Но пусть и она будет оригинальной, напоминает о твоей связи с адресатом послания. Иногда уместно просто написать «Твоя В.», а иногда стоит использовать упомянутый выше перифраз.